创建报告

报告可帮助你回答有关 Vault 中的工作流和对象记录的重要业务问题。例如，报告可以帮助你确定：

  • 哪些用户有逾期任务
  • 研究中各研究中心的状态

报告使用用户所在的时区。

本文介绍了如何构建矩阵或生成表格报告。有关使用条件字段进行筛选或分组的详细信息，请参阅使用报告筛选器。

如何创建报告

你可以选择创建新报告或从 Vault EDC 的任一标准报告模板创建报告。

V3 标准报告模板：在 23R3 版本中，Vault 提供了 V3 标准报告模板。如果 V3 标准报告模板可用于你的研究，建议使用该模板。

新报告

要创建新报告，请执行以下操作：

  1. 在报告（Reports）选项卡中，单击创建（Create）进入报告创建页面。
  2. 选择报告类型（Report Type）可以显示报告应包含的数据类型。请参阅有关报告类型的详细信息。
  3. 可选：输入报告的名称和描述。如果跳过这个步骤，也可以在保存报告时输入这些详细信息。
  4. 选择各种报告选项。
  5. 单击继续（Continue）打开报告生成器。请参阅有关表格或矩阵报告的报告生成器详细信息。
  6. 单击运行（Run）查看结果。如果需要，可以返回报告生成器修改报告详细信息。
  7. 当你对报告满意时，单击保存（Save）。

生成报告后，你可能想要共享或导出它。

从模板创建报告

要从标准模板创建新报告，请执行以下操作：

  1. 在报告选项卡中，找到要使用的模板。

  2. 从网格操作菜单中选择复制记录（Copy Record）。 报告操作菜单中的复制记录操作

  3. 输入报告的名称。还可以选择输入描述。如果跳过这个步骤，也可以在保存新报告时输入这些详细信息。
  4. 选择各种报告选项。
  5. 单击继续（Continue）打开报告生成器。请参阅有关表格或矩阵报告的报告生成器详细信息。
  6. 单击运行（Run）查看结果。如果需要，可以返回报告生成器修改报告详细信息。
  7. 当你对报告满意时，单击保存（Save）。

生成报告后，你可能想要共享或导出它。

基本报告选项

在报告创建的第一个界面中，你选择的选项会控制报告中显示的结果和报告的格式。

报告类型

报告类型决定了新报告的“报告对象”。

启用筛选器和列别名&

选择启用筛选器和列别名（Enable filter and column aliases）复选框后，你可以设置在报告查看器和导出的报告中显示的列（仅限表格）和筛选器的别名。此选项还允许你删除每个报告对象的名称列。别名对于发送给监管机构的报告特别有用，这些监管机构希望列和筛选器具有特定的命名约定。

报告格式

报告格式决定报告是表格还是矩阵格式：

  • 表格报告显示报告行中的单个记录，可以包含许多列，例如，按研究列出的研究中心列表，包含研究中心状态和位置等详细信息。
  • 矩阵报告按选定字段的值在行和列中分组，并在单元格中执行汇总计算，例如，按协调员和子类型计算平均 MLR 审查时间。

表格报告

在表格报告中，每一行代表一个单独的记录：文档、文档版本、研究、产品等。具有多个报告对象的报告显示按主要对象分组的行。例如，含文档的产品报告会显示 WonderDrug 产品行，后跟每个 WonderDrug 文档的行，然后是 CholeCap 产品的行，依此类推。

添加列

默认情况下，新报告包含显示每个报告对象名称字段的列。你可以添加列以显示其他字段。某些列与特定字段无关，例如，操作列、计数列和各种工作流列。

要添加列，请执行以下操作：

  1. 单击编辑列（Edit Column(s)）。
  2. 在编辑显示列（Edit Column to Display）对话框中，按相关对象（产品、文档等）对字段进行分组和颜色编码。
  3. 从可用列（Available Columns）中选择字段，并将其移动到显示列（Displayed Columns）。请注意，此处的恢复（Restore）链接可以将显示列恢复为上次保存的值。
  4. 点击保存。

行字符限制

没有最大列数限制。但是，Vault 每行只允许最多 21,884 个字符（65,535 字节）。如果你的报告包含许多具有较长值的列，查看者在尝试运行报告时可能会看到以下错误消息：“某些报告行中的字符总数超过最大值。请删除一些列后再次运行报告。”

Vault 通过将每个字段的允许字符限制值相加来确定此限制，而不是基于实际字符计数。这意味着如果你在报告中添加过多列，即使你的列没有值，也可能会看到上述错误消息。对于选项列表和对象引用字段，允许的字符限制为 1500 个字符，对于大多数其他字段类型为 255 个字符。

设置列别名

通过设置列别名，你可以重命名报告查看器和导出报告结果中的列。只有在报告创建时选择了启用筛选器和列别名，此功能才可用。

要设置、删除或更改列别名，请执行以下操作：

  1. 单击列标题中的铅笔图标。
  2. 输入一个别名（Alias）。单击清除（Clear）可以删除别名。
  3. 单击确定（OK）。

请注意，管理员可以使用批量翻译导出和导入来本地化列别名。

添加分组

使用分组可以按特定字段组织文档。你最多可以创建两个级别的分组。

要添加分组，请执行以下操作：

  1. 单击行分组依据（Group rows by）下拉菜单，然后选择一个字段。
  2. 单击将字段添加到分组依据（Add field to group by）后选择另一个分组字段，添加次级分组。
  3. 点击保存。

定义数字字段的汇总计算

如果你在表格报告中对行进行分组，则可以选择对数字字段执行汇总计算。例如，你可以通过按类型分组并在页码列上选择平均值计算来显示特定文档类型的平均页数。

表格报告的汇总计算

如果对列进行重新排列，使数字列成为第一列，则报告查看器无法显示该列的汇总值。

对结果进行排序

默认情况下，报告按主要报告对象的名称值排序。你可以设置不同的排序顺序。

要对主报告对象的结果进行排序，请执行以下操作：

  1. 可以单击某个列标题，以按该列排序。Vault 会按此列的值进行排序（升序）。
  2. 要按降序排序，请再次单击列标题。列标题会显示指示当前排序的箭头（向上为升序，向下为降序）。
  3. 点击保存。

如果对报告行应用了分组，则可以设置组的排序顺序：

  1. 在排序组依据（Sort groups by）下拉列表中，选择排序顺序。
  2. 点击保存。

你还可以对主要报告对象引用的任何上游字段进行排序。

设置列宽

通过在报告生成器中定义列宽，Vault 将保存此设置并在任何用户查看报告时应用。用户可以在查看时修改列宽，但这些更改不会被保存。

要设置列宽：

  1. 将光标移动到两列之间的线条上。
  2. 拖动该线条以调整列的大小。
  3. 点击保存。

重新排序报告对象

对于具有多个上游对象的报告，你可以更改对象的显示顺序，以强调最重要的对象。

  1. 单击编辑列（Edit Columns）。
  2. 在编辑要显示的列对话框中，单击显示列中的粗体对象标签选择主要或上游对象。不能选择下游对象。
  3. 单击上下箭头按钮以移动对象。
  4. 单击确定（Ok）保存对象的排列。

你将在报告生成器、报告查看器和报告导出中看到报告的新顺序。

此选项适用于对象报告类型。

矩阵报告

在构建矩阵报告时，你需要选择行和列的分组字段。你还需要选择 Vault 在每个行和列的交集上执行的计算。

选择分组字段

从列分组依据和行列分组依据下拉列表中选择字段。

定义汇总计算

默认情况下，矩阵报告会计算与列和行字段定义的条件相匹配的记录数量。要使用不同的计算，请从单元格的选项列表中选择一个函数。当选择计数以外的汇总计算时，选择要执行计算的数值字段，例如，查询响应时间的平均值。

特殊列

大多数列只使用文档或对象字段，但某些列是特定于报告的指标。这些列仅在表格报告中可用。

记录计数列

表格报告为每个报告对象提供“计数”列，例如查询计数。你可以将计数值显示为数字或总计百分比。例如，在按产品对文档进行分组的报告中，你可以显示每种产品的文档占报告中所有文档的百分比。

操作列

在某些报告中，你可以添加操作列。这样，报告查看者可以从报告内部访问各种操作。

报告查看者无权访问的操作不会显示在操作菜单中，但操作菜单始终显示，除非工作流报告的工作流已完成，或“阅读和理解”报告的任务已完成。&

工作流操作

在工作流报告中，操作菜单显示与活动工作流（Active Workflows）页面或活动工作流（Active Workflow）面板相同的选项，例如，工作流的添加参与者或任务的重新分配。

报告的配置决定了哪个操作可见：如果报告中的行不包含任务级信息，则操作菜单只显示工作流选项。

条件字段

条件字段允许你根据其他字段值设置标签。你可以将条件字段用于分组、筛选或在表格报告中作为列。

要定义条件，请执行以下操作：

  1. 在“条件字段”下，选择创建条件字段（Create Conditional Field）。
  2. 输入条件字段的标签。
  3. 单击创建类别。
  4. 选择字段、运算符和值。请注意，等于必须仅匹配一个字段，而在...之中允许选择多个字段。
  5. 使用调色板选择标签的颜色。此颜色将用于信息板中的柱状、条形和饼图楔形。
  6. 可选：如果需要，单击添加条件（Add condition）定义多个条件。每个类别中最多可以有五个条件。
  7. 可选：如果需要，单击创建类别（Create Category）定义多个类别。
  8. 填写默认类别。如果不满足其他条件，将使用默认类别标签和颜色。
  9. 点击保存。

报告按顺序评估类别。如果记录符合第一个类别的条件，Vault 将应用第一个类别的标签。如果记录不符合条件，Vault 将评估下一个类别。默认类别适用于不满足任何条件的记录。

定期报告

通过定期报告，可以选择按每日、每周或每月的频率计划报告，并通过电子邮件将其分发给具有所有者、编辑者或查看者角色的用户。接收者会收到一个链接，用于即时访问 Vault 中最近缓存的报告结果，而无需重新运行报告。此外，收件人不需要对基础对象记录或文档具有查看权限即可查看缓存的定期报告结果。有关详细信息，请参阅计划定期报告。