管理同义词列表

Vault Coder 使用同义词列表 来为自动编码提供信息参考。自动编码时，Vault 会将待处理的代码请求（Code Requests）与分配至表单（Form）的同义词列表中的同义词（Synonyms）进行比较。如果 Vault 发现待处理请求的属性与同义词 匹配，Vault 会自动对请求进行编码，并从同义词 中分配代码。可以从编码器工具（Coder Tools）> 同义词列表（Synonym Lists）管理 Vault 中可用的同义词列表，包括创建新的同义词列表 和更新现有同义词列表 的版本。在此处，还可以在编码员请求为同义词列表 添加新同义词时进行审查以及批准或拒绝。

每个同义词列表 记录都包含许多同义词 记录。每个同义词 记录都包含一个带有已分配的词典代码的逐字记录。同义词 可能包括用于编码决定的其他字段，例如适应症 和途径。每个同义词列表 都与特定的 MedDRA 或 WHODrug 词典版本相关联。

可以从编码器工具> 同义词列表访问 Vault 中的同义词列表。

先决条件

所需权限

默认情况下，具有 CDMS Clinical Coder Administrator（CDMS 临床编码器管理员）研究角色的用户可以执行上述操作。如果 Vault 使用自定义研究角色，则你必须具有授予以下权限的研究角色：

类型	权限标签	控制
“标准（Standard）”选项卡	“编码器工具（Coder Tools）”选项卡	能够访问编码器工具选项卡
功能权限	管理同义词和停止列表	能够在编码器工具中创建、编辑、导入和导出同义词列表和医学编码停止列表

如果您的“研究”包含受限数据，您必须具有“受限数据访问”权限才能查看该数据。

了解有关“研究角色”的更多信息。

访问编码器工具

若要访问 编码器工具（Coder Tools）管理区域，请单击主导航栏中的工具（Tools）选项卡，然后单击编码器工具。

进入编码器工具后，可以单击子选项卡以导航到其中的不同区域。

查看同义词列表

导航到 编码器工具> 同义词列表后，Vault 将显示 Vault 中所有现有同义词列表 的列表。要查看特定的同义词列表，请在列表中单击该同义词列表的名称（Name）。这将打开同义词列表详细信息（Synonym List Details）页面，其中列出了列表中的所有同义词。

要找到特定的同义词，可以从此页面进行搜索。

创建同义词列表

可以从编码器工具> 同义词列表创建新的同义词列表。还可以通过将同义词列表 导入为 CSV 文件来创建同义词列表。请参见下面的详细信息。创建同义词列表后，可以将其分配给表单。编码员开始编码后，他们可以请求将术语添加到同义词列表 中。

要创建新的同义词列表，请执行以下操作：

导航到编码器工具> 同义词列表。
单击新建同义词列表（New Synonym List）。Vault 将打开新建同义词列表对话框。
输入同义词列表的名称。
选择要与同义词列表 关联的词典。
可选：选择一个状态。默认状态为活动。
单击确认（Confirm）。

Vault 会创建同义词列表 记录。现在，可以添加同义词 并将列表分配给表单。

将同义词列表分配给表单

在 Vault 可以使用同义词列表 进行自动编码之前，以及编码员可以请求添加新的同义词 之前，必须先将同义词列表 分配给编码表单。

要将同义词列表 分配给表单，请执行以下操作：

在编码器工具> 研究设置（Study Settings）> 表单配置（Form Configuration）中找到要编辑的表单。
将鼠标悬停在表单（Form）上以显示操作菜单。
从操作菜单中，选择编辑（Edit）。
在编辑表单对话框中，选择同义词列表（Synonym List）。
点击 Save（保存）。
Vault 将同义词列表 分配给表单。Vault 现在使用此同义词列表 来为此表单上的自动编码提供信息参考。

稍后可以编辑同义词列表 分配。

将同义词列表批量分配给多个表单

您可以使用批量分配列表功能将同一个同义词列表分配给多个表单。

批量分配列表（Batch Assign Lists）：请联系 Veeva 支持以在您的 Vault 中启用批量分配列表。

批量分配同义词列表：

导航到编码器工具> 批量分配列表。
对于列表类型（List Type）选择同义词列表。
从同义词列表下拉列表中选择要分配的同义词列表。您可以检查分配的词典版本（Assigned Dictionary Release）以确认所选的同义词列表位于正确的词典版本上。
选择要为其分配此同义词列表的表单。
可选：要一次选择所有表单，请选中标题中的复选框。将出现一个弹出窗口，告知您已选择多少行。您可以通过单击选择所有 [#] 行（Select all [#] rows）来选择所有页面中的所有行。
可选：您可以使用搜索框搜索并选择要为其分配已选择的同义词列表的表单。执行搜索时，不会取消选择已选择的表单。
单击 分配（Assign）。
在分配同义词列表（Assign Synonym List）对话框中，单击分配。

从表单中取消分配同义词列表

可以从编码表单中移除同义词列表。

要从表单中取消分配同义词列表，请执行以下操作：

在编码器工具> 研究设置（Study Settings）> 表单配置（Form Configuration）中找到要编辑的表单。
将鼠标悬停在表单（Form）上以显示操作菜单。
从操作菜单中，选择编辑（Edit）。
在编辑表单（Edit Form）对话框中，选择同义词列表（Synonym List）下拉列表中的空字段。
点击 Save（保存）。
Vault 从表单中取消分配同义词列表。Vault 不会使用任何同义词列表对后续的表单执行自动编码。

有关可用表单配置选项的其他详细信息，请参见“编码器工具中的表单配置”。

编辑同义词列表

可以编辑同义词列表以更改名称。请注意，词典版本 无法编辑。只能通过升级版本来更改同义词列表 的词典版本。请参见下面的详细信息。

要编辑同义词列表，请执行以下操作：

在编码器工具> 同义词列表中找到要编辑的同义词列表。
将鼠标悬停在同义词列表 上以显示操作（Actions）菜单。
从操作菜单中，选择编辑（Edit）。Vault 将打开编辑同义词列表（Edit Synonym List）对话框。
进行更改。
单击确认。

更新同义词列表版本

要更改与同义词列表 关联的词典版本，必须更新同义词列表 版本。有关详细信息，请参见“更新到新词典版本”。

审查 & 批准或拒绝新同义词

根据研究的配置，可能需要审查新同义词，然后才能将其输入同义词列表。当编码员用户将术语作为同义词 添加时，该同义词 将进入待审查 状态。在批准同义词 之前，Vault 不会将其添加到同义词列表 中，以便在自动编码和建议中使用。

功能可用性：仅当为研究启用了审查同义词列表的添加内容（Review Additions to Synonym Lists）时，同义词的审查和批准功能才可用。如果未启用此功能，则会自动批准所有新同义词。

批准同义词

要批准同义词，请执行以下操作：

在编码器工具> 同义词列表中找到同义词列表 的新同义词。
单击以打开同义词列表。
将鼠标悬停在同义词 上以显示操作菜单。
从操作菜单中，选择 批准（Approve）。
Vault 会将同义词 移至已批准 状态。Vault 现在使用此同义词 来为自动编码和建议提供信息参考。

要批量批准同义词，请执行以下操作：

在编码器工具> 同义词列表中找到同义词列表 的新同义词。
单击以打开同义词列表。
选中要批准的每个同义词 左侧的复选框。
可选：要一次选择所有同义词，请选中标题中的复选框。
单击批准。

拒绝 & 删除同义词

对于不想添加到同义词列表 的任何同义词，可以拒绝或删除同义词。如果拒绝某个同义词，Vault 不会使用该同义词来为自动编码提供信息参考，但该同义词 仍保留在同义词列表 中。如果删除同义词，Vault 不会将其用于自动编码，而是会完全删除该记录。

要拒绝或删除同义词，请执行以下操作：：

在编码器工具> 同义词列表中找到同义词列表 的新同义词。
单击以打开同义词列表。
将鼠标悬停在同义词 上以显示操作菜单。
从操作菜单中，选择 拒绝（Reject）或 删除（Delete）。

要批量拒绝或删除同义词，请执行以下操作：

在编码器工具> 同义词列表中找到同义词列表 的新同义词。
单击以打开同义词列表。
选中要批准的每个同义词 左侧的复选框。
可选：要一次选择所有同义词，请选中标题中的复选框。
从批准菜单中，单击箭头（）。
单击拒绝或删除。

导入同义词

可以创建同义词，并使用 CSV（.csv）文件将它们批量添加到同义词列表中。

Excel 中 .CSV 文件的本地化问题：Vault CDMS 默认使用逗号作为 .CSV 文件的分隔符。如果系统设置为非英语语言，在 Excel 中创建或修改 .CSV 文件时可能会遇到上传错误。建议在处理 .CSV 文件时，将系统的语言本地化设置为英语，以避免此问题。

在导入过程中，Vault 会验证导入的 CSV 文件中的每个同义词，以确保所有分配的词典代码在分配给同义词列表 的词典版本中也可用。

导入不匹配的同义词和代码：可以在同义词列表 CSV 文件中导入状态为非现行 的同义词，导入后，同义词 将在同义词列表 中保留该状态，但是，Vault 不会对状态为非现行 或已拒绝 的同义词 进行自动编码。如果 CSV 文件中的同义词 的已分配代码在目标词典中不存在，则仍可以导入该代码。如果要导入不匹配的代码，则必须为同义词 分配已拒绝 或非现行 状态，以防止系统对不匹配的代码进行自动编码。

可以使用以下模板创建导入 CSV 文件：

下载带 ATC 的 WHODrug 模板下载不带 ATC 的 WHODrug 模板下载 MedDRA 模板

创建导入文件

下载模板并在首选的编辑器中打开。
为要添加到同义词列表 的每个同义词 添加一行。
保存文件。

带 ATC 的 WHODrug 同义词的必填列

导入文件中需要以下列：

逐字记录
适应症¹
途径¹
药物代码
药物名称
首选代码
首选名称
ATC4 代码²

ATC4 名称²
ATC3 代码²
ATC3 名称²
ATC2 代码²
ATC2 名称²
ATC1 代码²
ATC1 名称
状态

¹ 如果要导入分配给不收集适应症 或途径数据的表单的同义词列表，则将适应症 和途径列留空。

不带 ATC 的 WHODrug 同义词的必填列

导入文件中需要以下列：

逐字记录
适应症¹
途径¹
药物代码
药物名称
首选代码
首选名称
状态

¹ 如果要导入分配给不收集适应症 或途径数据的表单的同义词列表，则将适应症 和途径列留空。

MedDRA 同义词的必填列

导入文件中需要以下列：

逐字记录
LLT 代码
LLT 名称
PT 代码
PT 名称
HLT 代码
HLT 名称

HLGT 代码
HLGT 名称
SOC 代码
SOC 名称
主路径¹
状态

¹ 主路径 可用于为你和其他管理员提供有关同义词列表 中每个同义词 的性质的参考信息。此值仅适用于同义词列表。

导入文件

要导入文件，请执行以下操作：

找到要将同义词 导入到的同义词列表。
将鼠标悬停在同义词列表 上以显示操作（Actions）菜单。
从操作菜单中，选择 导入同义词（Import Synonyms）。
将 CSV 文件拖放到将文件拖放到此处（Drag and drop file here）区域中，或单击该区域中的任意位置并通过浏览选择导入文件。
Vault 会上传文件并验证新同义词 记录。验证结果显示在预览（Preview）区域中。请在下面查看可能的验证错误。
可选：如果导入文件包含任何验证错误，请编辑文件以解决这些错误。然后单击更改文件（Change File）以重新上传。
所有新同义词 记录都准备好导入后，单击导入（Import）。Vault 将开始一项作业，以导入和创建所有新的同义词 记录。作业完成后，Vault 会发送电子邮件通知。

导入状态

在准备导入时，新同义词列表 记录有三种可能的状态：

状态	说明
错误	此行上至少有一个错误。错误表示缺少值或值无效。
警告	此行上至少有一个警告。警告表示与现有同义词列表记录冲突。
准备导入	此同义词列表记录已完成，可以成功导入到 Vault 中。

验证错误

错误	字段或类型	说明	解决步骤
{字段} 为必填项	逐字记录	该字段为必填项。	为此字段提供一个值，然后重新上传导入文件。
重复条目	逐字记录	重复条目。	从文件中移除重复的条目，然后重新上传导入文件。
同义词已存在	用户尝试导入已存在的同义词	同义词已存在于同义词列表中。	从文件中移除已存在的同义词，然后重新上传导入文件。
{字段名称} 超出允许的字符长度	字符数超过数据库中允许的最大值	用户输入的字符数大于数据库列长度。	减少指定字段中的字符数，然后重新上传导入文件。
代码必须包含 ATC1 代码和 ATC1 名称	代码不包含 ATC1 代码或名称	同义词列表配置为包含 ATC，而文件中的记录不包含 ATC1 代码和 ATC1 名称的值。	为此字段提供一个 ATC1 代码或 ATC1 名称值，然后重新上传导入文件。
代码不得包含任何 ATC 代码或名称	代码包含 ATC 代码或名称	同义词列表配置为不包含 ATC，而文件中的一行包含以下一个或多个 ATC 字段的值： ATC1 代码 ATC1 名称 ATC2 代码 ATC2 名称 ATC3 代码 ATC3 名称 ATC4 代码 ATC4 名称	移除 ATC 字段并重新上传导入文件。

导出同义词列表

可以将同义词列表 从研究导出到 CSV 文件中。这对于记录保存非常有用，并有助于将原始同义词列表 的全部或部分用于另一个同义词列表。

找到要导出的同义词列表。
将鼠标悬停在同义词列表 上以显示操作（Actions）菜单。
从操作菜单中，选择导出（Export）。
Vault 将开始一项作业，为研究的同义词列表 创建 CSV。完成后，Vault 会发送一封电子邮件通知，其中包含用于下载输出 CSV 文件的链接。

同义词列表 导出包含与导入文件相同的列（带 ATC 的 WHODrug、不带 ATC 的 WHODrug 和 MedDRA）。